Privacy Policy
Chatting with a Caeiro page someone shared with you? Then you are using Caeiro without an account, and the "Page visitors" section right below is the part that applies to you. The numbered policy after it covers a personal Caeiro account you open for yourself. It applies only if you create one.
Page visitors (no account)
Anyone can share a Caeiro page with you — a demo, a business assistant, a personal character, anything. This section is the whole data picture for chatting with a page like that without an account of your own, and it overrides the account policy below for that chat. Reading in another language? Jump to עברית, Português, Français, Deutsch, or Nederlands below.
Legal basis. Legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f)) in running and improving a page its owner chose to share publicly. No ad tracking, no profiling.
Most pages don't save your conversation. Unless the page owner has switched on a way to follow up with you — a WhatsApp number or a contact form — the chat lives only in your own browser. Clear the browser and it is gone.
Pages that can follow up with you do save it. When a WhatsApp number or contact form is switched on, each turn — your question, our reply, the language, and which assistant answered (phone numbers and other contact details are stripped out first) — is saved to that page's own account, together with anything you ask the assistant to remember, so the conversation stays coherent.
If you submit your contact details through the page's contact form, your name and the phone number or email you gave become a lead owned by that page's operator, who takes on their own responsibilities for that data from that point on — separate from this policy.
Your messages reach an AI provider. To write each reply, the text you send goes to OpenAI by default, under their paid API terms; Anthropic serves automatically as a fallback if OpenAI is unavailable. Neither trains on your content.
Retention. Visitor conversations and session data are kept for 90 days and then deleted automatically. The Q&A log also keeps a rolling window of roughly the last 400 answered turns per page (older ones are trimmed automatically as new ones arrive, on top of the 90-day timer); anything you asked the assistant to remember stays saved until you submit the contact form (it then becomes part of your lead record) or the page owner removes it.
Session cookies. A strictly necessary cookie holds a random session id for about an hour so the conversation flows; it is not tied to who you are. If you submit the contact form, a second cookie (up to 30 days) lets the page recognize you if you come back.
Abuse protection. We read your IP address in the moment to rate-limit and block abuse; a short-lived counter (kept for up to about an hour) may be written to disk for that purpose, but it is not linked to your messages.
Right to object (GDPR Art. 21). Email contact@realutil.com. We don't collect anything that identifies who you are before you submit contact details, so we can't search by name — tell us the page and roughly when you chatted, and we will remove matching entries.
The page speaks in its own assistant's voice. It is AI, not the person or business behind it, unless the page says otherwise.
עברית — למי שמבקר בעמוד
בסיס חוקי. אינטרס לגיטימי (GDPR סעיף 6(1)(f)) בהפעלה ובשיפור של עמוד שבעליו בחר לשתף באופן ציבורי. ללא מעקב פרסומי, ללא פרופיילינג.
רוב העמודים לא שומרים את השיחה שלכם. אלא אם בעל העמוד הפעיל דרך ליצור איתכם קשר בהמשך — מספר וואטסאפ או טופס יצירת קשר — השיחה נשארת רק בדפדפן שלכם. מחיקת הדפדפן מוחקת אותה.
עמודים שיכולים ליצור איתכם קשר כן שומרים אותה. כשמספר וואטסאפ או טופס יצירת קשר פעילים, כל סבב — השאלה שלכם, התשובה שלנו, השפה, ואיזה עוזר ענה (מספרי טלפון ופרטי קשר אחרים מוסרים קודם) — נשמר בחשבון של בעל אותו עמוד, יחד עם כל מה שתבקשו מהעוזר לזכור, כדי שהשיחה תישאר עקבית.
אם אתם מוסרים את פרטי הקשר שלכם דרך טופס יצירת הקשר של העמוד, השם והטלפון או האימייל שמסרתם הופכים לליד בבעלות מפעיל אותו עמוד, שנושא מרגע זה באחריות משלו על הנתונים האלה — בנפרד ממדיניות זו.
ההודעות שלכם מגיעות לספק בינה מלאכותית. כדי לכתוב כל תשובה, הטקסט שאתם שולחים מגיע כברירת מחדל ל-OpenAI, לפי תנאי ה-API הבתשלום שלה; Anthropic משמשת אוטומטית כגיבוי אם OpenAI אינה זמינה. אף אחת מהן לא מאמנת מודלים על התוכן שלכם.
שמירה. שיחות ונתוני סשן של מבקרים נשמרים למשך 90 יום ולאחר מכן נמחקים אוטומטית. יומן השאלות-והתשובות שומר גם חלון נגלל של כ-400 הסבבים האחרונים שנענו בכל עמוד (הישנים יותר נגזרים אוטומטית, בנוסף לטיימר של 90 היום); כל מה שביקשתם מהעוזר לזכור נשאר שמור עד שתמסרו את טופס יצירת הקשר (ואז הוא הופך לחלק מרשומת הליד שלכם) או שבעל העמוד יסיר אותו.
עוגיות סשן. עוגייה הכרחית שומרת מזהה סשן אקראי לכשעה כדי שהשיחה תזרום; היא לא מקושרת לזהותכם. אם מסרתם את טופס יצירת הקשר, עוגייה שנייה (עד 30 יום) מאפשרת לעמוד לזהות אתכם בביקור חוזר.
הגנה מפני שימוש לרעה. אנחנו קוראים את כתובת ה-IP שלכם ברגע הפנייה כדי להגביל קצב ולחסום שימוש לרעה; מונה קצר-טווח (שנשמר עד כשעה) עשוי להיכתב על הדיסק לצורך זה, אך הוא לא מקושר להודעות שלכם.
זכות התנגדות (GDPR סעיף 21). כתבו ל-contact@realutil.com. איננו אוספים שום דבר שמזהה אתכם לפני שתמסרו פרטי קשר, ולכן איננו יכולים לחפש לפי שם — ספרו לנו על העמוד ובקירוב מתי שוחחתם, ונסיר את הרשומות התואמות.
העמוד מדבר בקול העוזר שלו. זו בינה מלאכותית, לא האדם או העסק שמאחוריה, אלא אם נאמר אחרת בעמוד עצמו.
Português — visitantes de página
Base legal. Interesse legítimo (RGPD Art. 6.º, n.º 1, al. f)) em manter e melhorar uma página que o seu proprietário optou por partilhar publicamente. Sem rastreio publicitário, sem perfis.
A maioria das páginas não guarda a sua conversa. A menos que o proprietário da página tenha ativado uma forma de dar seguimento ao seu contacto — um número de WhatsApp ou um formulário de contacto — a conversa fica apenas no seu navegador. Ao limpar o navegador, desaparece.
As páginas com essa opção ativa guardam a conversa. Quando um número de WhatsApp ou um formulário de contacto está ativo, cada turno — a sua pergunta, a nossa resposta, o idioma, e qual assistente respondeu (números de telefone e outros contactos são removidos antes) — é guardado na conta do proprietário dessa página, juntamente com tudo o que pedir ao assistente para memorizar, para que a conversa se mantenha coerente.
Se submeter os seus dados de contacto através do formulário da página, o seu nome e o telefone ou email que forneceu tornam-se um lead pertencente ao operador dessa página, que passa a assumir as suas próprias responsabilidades sobre esses dados a partir desse momento — em separado desta política.
As suas mensagens chegam a um fornecedor de IA. Para escrever cada resposta, o texto que envia vai por defeito para a OpenAI, ao abrigo dos termos pagos da sua API; a Anthropic serve automaticamente como alternativa caso a OpenAI não esteja disponível. Nenhuma delas treina os seus modelos com o seu conteúdo.
Conservação. As conversas e os dados de sessão dos visitantes são conservados durante 90 dias e depois apagados automaticamente. O registo de perguntas e respostas mantém também uma janela de cerca das últimas 400 trocas por página (as mais antigas são removidas automaticamente, além do prazo de 90 dias); tudo o que pediu ao assistente para memorizar permanece guardado até submeter o formulário de contacto (passando a fazer parte do seu registo de lead) ou até o proprietário da página o remover.
Cookies de sessão. Um cookie estritamente necessário guarda um identificador de sessão aleatório durante cerca de uma hora para que a conversa flua; não está associado à sua identidade. Se submeter o formulário de contacto, um segundo cookie (até 30 dias) permite à página reconhecê-lo numa visita posterior.
Proteção contra abuso. Lemos o seu endereço IP no momento para limitar o ritmo de pedidos e bloquear abusos; um contador de curta duração (mantido até cerca de uma hora) pode ser escrito em disco para esse fim, mas não está ligado às suas mensagens.
Direito de oposição (RGPD Art. 21.º). Escreva para contact@realutil.com. Não recolhemos nada que o identifique antes de submeter os seus dados de contacto, por isso não conseguimos pesquisar por nome — diga-nos a página e aproximadamente quando conversou, e removeremos as entradas correspondentes.
A página fala com a voz do seu próprio assistente. É inteligência artificial, não a pessoa ou empresa por trás dela, salvo indicação em contrário na própria página.
Français — visiteurs de page
Base légale. Intérêt légitime (RGPD Art. 6.1.f) pour l'exploitation et l'amélioration d'une page que son propriétaire a choisi de partager publiquement. Pas de tracking publicitaire, pas de profilage.
La plupart des pages n'enregistrent pas votre conversation. Sauf si le propriétaire de la page a activé un moyen de vous recontacter — un numéro WhatsApp ou un formulaire de contact — la conversation reste uniquement dans votre navigateur. Videz le navigateur et elle disparaît.
Les pages qui peuvent vous recontacter l'enregistrent. Quand un numéro WhatsApp ou un formulaire de contact est activé, chaque tour — votre question, notre réponse, la langue, et quel assistant a répondu (les numéros de téléphone et autres contacts sont retirés au préalable) — est enregistré dans le compte du propriétaire de cette page, avec tout ce que vous demandez à l'assistant de retenir, afin que la conversation reste cohérente.
Si vous soumettez vos coordonnées via le formulaire de contact de la page, votre nom et le téléphone ou l'email que vous avez fournis deviennent un lead appartenant à l'opérateur de cette page, qui assume dès lors ses propres responsabilités sur ces données — séparément de cette politique.
Vos messages parviennent à un fournisseur d'IA. Pour rédiger chaque réponse, le texte que vous envoyez va par défaut à OpenAI, selon ses conditions d'API payantes ; Anthropic sert automatiquement de repli si OpenAI n'est pas disponible. Aucun des deux n'entraîne ses modèles avec votre contenu.
Conservation. Les conversations et les données de session des visiteurs sont conservées 90 jours puis supprimées automatiquement. Le journal des questions-réponses conserve aussi une fenêtre glissante d'environ les 400 derniers échanges par page (les plus anciens sont supprimés automatiquement, en plus du délai de 90 jours) ; tout ce que vous avez demandé à l'assistant de retenir reste enregistré jusqu'à ce que vous soumettiez le formulaire de contact (cela devient alors partie de votre fiche lead) ou que le propriétaire de la page le supprime.
Cookies de session. Un cookie strictement nécessaire conserve un identifiant de session aléatoire pendant environ une heure pour que la conversation se déroule normalement ; il n'est pas lié à votre identité. Si vous soumettez le formulaire de contact, un second cookie (jusqu'à 30 jours) permet à la page de vous reconnaître lors d'une visite ultérieure.
Protection contre les abus. Nous lisons votre adresse IP au moment même pour limiter le débit et bloquer les abus ; un compteur de courte durée (conservé jusqu'à environ une heure) peut être écrit sur disque à cette fin, mais il n'est pas lié à vos messages.
Droit d'opposition (RGPD Art. 21). Écrivez à contact@realutil.com. Nous ne collectons rien qui vous identifie avant que vous ne soumettiez vos coordonnées, nous ne pouvons donc pas rechercher par nom — indiquez-nous la page et la période approximative de votre conversation, et nous supprimerons les entrées correspondantes.
La page s'exprime avec la voix de son propre assistant. C'est une IA, pas la personne ou l'entreprise derrière elle, sauf indication contraire sur la page.
Deutsch — Seitenbesucher
Rechtsgrundlage. Berechtigtes Interesse (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f) am Betrieb und der Verbesserung einer Seite, die ihr Inhaber öffentlich geteilt hat. Kein Werbe-Tracking, kein Profiling.
Die meisten Seiten speichern Ihre Unterhaltung nicht. Solange der Seiteninhaber keine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme aktiviert hat — eine WhatsApp-Nummer oder ein Kontaktformular — bleibt der Chat nur in Ihrem Browser. Löschen Sie den Browser, ist er weg.
Seiten mit aktivierter Kontaktaufnahme speichern ihn. Ist eine WhatsApp-Nummer oder ein Kontaktformular aktiviert, wird jede Runde — Ihre Frage, unsere Antwort, die Sprache und welcher Assistent geantwortet hat (Telefonnummern und andere Kontaktdaten werden vorher entfernt) — im Konto des Seiteninhabers gespeichert, zusammen mit allem, was Sie den Assistenten zu merken bitten, damit die Unterhaltung stimmig bleibt.
Wenn Sie Ihre Kontaktdaten übermitteln über das Kontaktformular der Seite, werden Ihr Name und die angegebene Telefonnummer oder E-Mail zu einem Lead im Besitz des Betreibers dieser Seite, der ab diesem Zeitpunkt eigene Verantwortung für diese Daten übernimmt — getrennt von dieser Richtlinie.
Ihre Nachrichten erreichen einen KI-Anbieter. Um jede Antwort zu verfassen, geht der von Ihnen gesendete Text standardmäßig an OpenAI, gemäß dessen kostenpflichtigen API-Bedingungen; Anthropic dient automatisch als Ausweichlösung, falls OpenAI nicht verfügbar ist. Keiner von beiden trainiert seine Modelle mit Ihren Inhalten.
Aufbewahrung. Besucher-Unterhaltungen und Sitzungsdaten werden 90 Tage lang aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Das Frage-Antwort-Protokoll behält zusätzlich ein gleitendes Fenster von etwa den letzten 400 beantworteten Runden pro Seite (ältere werden automatisch entfernt, zusätzlich zur 90-Tage-Frist); alles, was Sie den Assistenten zu merken baten, bleibt gespeichert, bis Sie das Kontaktformular übermitteln (es wird dann Teil Ihres Lead-Datensatzes) oder der Seiteninhaber es entfernt.
Sitzungs-Cookies. Ein unbedingt erforderliches Cookie speichert für etwa eine Stunde eine zufällige Sitzungs-ID, damit die Unterhaltung funktioniert; es ist nicht mit Ihrer Identität verknüpft. Übermitteln Sie das Kontaktformular, ermöglicht ein zweites Cookie (bis zu 30 Tage) der Seite, Sie bei einem erneuten Besuch wiederzuerkennen.
Missbrauchsschutz. Wir lesen Ihre IP-Adresse im Moment der Anfrage, um die Rate zu begrenzen und Missbrauch zu blockieren; ein kurzlebiger Zähler (bis zu etwa einer Stunde aufbewahrt) kann dafür auf die Festplatte geschrieben werden, ist aber nicht mit Ihren Nachrichten verknüpft.
Widerspruchsrecht (DSGVO Art. 21). Schreiben Sie an contact@realutil.com. Wir erfassen nichts, das Sie identifiziert, bevor Sie Ihre Kontaktdaten übermitteln, daher können wir nicht nach Namen suchen — nennen Sie uns die Seite und den ungefähren Zeitpunkt Ihrer Unterhaltung, und wir entfernen die entsprechenden Einträge.
Die Seite spricht mit der Stimme ihres eigenen Assistenten. Es handelt sich um KI, nicht um die Person oder das Unternehmen dahinter, sofern die Seite nichts anderes angibt.
Nederlands — paginabezoekers
Rechtsgrond. Gerechtvaardigd belang (AVG art. 6 lid 1 onder f) bij het exploiteren en verbeteren van een pagina die de eigenaar ervoor heeft gekozen openbaar te delen. Geen advertentietracking, geen profilering.
De meeste pagina's slaan uw gesprek niet op. Tenzij de pagina-eigenaar een manier heeft ingeschakeld om u later te bereiken — een WhatsApp-nummer of een contactformulier — blijft de chat alleen in uw eigen browser. Wist u de browser, dan is hij weg.
Pagina's die u kunnen bereiken slaan het wel op. Is een WhatsApp-nummer of contactformulier ingeschakeld, dan wordt elke beurt — uw vraag, ons antwoord, de taal, en welke assistent antwoordde (telefoonnummers en andere contactgegevens worden vooraf verwijderd) — opgeslagen in het account van de eigenaar van die pagina, samen met alles wat u de assistent vraagt te onthouden, zodat het gesprek samenhangend blijft.
Als u uw contactgegevens indient via het contactformulier van de pagina, worden uw naam en het opgegeven telefoonnummer of e-mailadres een lead die eigendom is van de exploitant van die pagina, die vanaf dat moment zijn eigen verantwoordelijkheid draagt voor die gegevens — los van dit beleid.
Uw berichten bereiken een AI-aanbieder. Om elk antwoord te schrijven, gaat de tekst die u verstuurt standaard naar OpenAI, onder diens betaalde API-voorwaarden; Anthropic dient automatisch als terugval als OpenAI niet beschikbaar is. Geen van beide traint hun modellen op uw inhoud.
Bewaartermijn. Gesprekken en sessiegegevens van bezoekers worden 90 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Het vraag-en-antwoordlogboek houdt daarnaast een glijdend venster aan van ongeveer de laatste 400 beantwoorde beurten per pagina (oudere worden automatisch verwijderd, bovenop de termijn van 90 dagen); alles wat u de assistent vroeg te onthouden blijft bewaard totdat u het contactformulier indient (het wordt dan onderdeel van uw lead-dossier) of de pagina-eigenaar het verwijdert.
Sessiecookies. Een strikt noodzakelijke cookie bewaart ongeveer een uur lang een willekeurig sessie-ID zodat het gesprek vlot verloopt; deze is niet aan uw identiteit gekoppeld. Dient u het contactformulier in, dan herkent een tweede cookie (tot 30 dagen) de pagina u bij een volgend bezoek.
Misbruikbescherming. We lezen uw IP-adres op het moment zelf om het tempo te beperken en misbruik te blokkeren; een kortstondige teller (tot ongeveer een uur bewaard) kan daarvoor op schijf worden geschreven, maar wordt niet aan uw berichten gekoppeld.
Recht van bezwaar (AVG art. 21). Mail naar contact@realutil.com. We verzamelen niets dat u identificeert voordat u uw contactgegevens indient, dus we kunnen niet op naam zoeken — vertel ons de pagina en ongeveer wanneer u chatte, en we verwijderen de overeenkomstige vermeldingen.
De pagina spreekt met de stem van zijn eigen assistent. Het is AI, niet de persoon of het bedrijf erachter, tenzij de pagina anders aangeeft.
Personal Caeiro account
This policy explains how Caeiro ("Caeiro", "we", "us"), a product of RealUtil operated by Yuval Kleinfeld in Portugal, handles your personal data when you create and use a personal Caeiro account at caeiro.realutil.com. For this account, Caeiro is the data controller of all the data described below.
This is the policy for a personal account you open for yourself. If you use Caeiro for Business as an estate agent — where your own clients' data is involved — the separate Business Privacy Policy and Data Processing Agreement govern that instead.
1. What we collect
- Account details: your email address, the username you choose, and a securely hashed password. A phone number is not required to sign up; you may optionally link WhatsApp later, in which case we also process your WhatsApp number.
- Your content: the messages you send to your Caeiro assistant and any entities you create, the knowledge and notes you save, reminders and tasks you set, and any media or documents you upload for it to process.
- Usage and operational data: settings, and the operational logs needed to run, secure, and support the service.
- Payment details only if you upgrade to a paid plan, handled by our payment providers (Ko-fi and PayPal).
2. Why we process it
To provide, operate, secure, and support the account you signed up for. The lawful basis is performance of a contract (GDPR Article 6(1)(b)). Where we rely on legitimate interests (for example, protecting the service against abuse), we do so under Article 6(1)(f). Any marketing messages would require your separate consent (Article 6(1)(a)), which you can withdraw at any time.
3. Who we share it with (sub-processors)
We use the following sub-processors. Each acts only on our instructions and under a data processing agreement.
| Sub-processor | Purpose | Region |
|---|---|---|
| Anthropic | AI model inference | US |
| OpenAI | AI model inference + content moderation | US |
| AI model inference | US / EU | |
| Groq | AI model inference + speech-to-text (fallback) | US |
| Mistral | Internal classification & translation tasks | EU (France) |
| Meta / WhatsApp | Messaging transport (only if you link WhatsApp) | US + global |
| Hetzner | Hosting (primary servers) & backup storage | EU (Germany) |
| Cloudflare | Website delivery / CDN | Global edge |
| Mailjet (Sinch) | Transactional email delivery (signup & account emails) | EU (Germany / Belgium) |
| Ko-fi | Payment / membership platform (paid plans only) | UK |
| PayPal | Payment processing, via Ko-fi (paid plans only) | EU (Luxembourg) / US |
We keep an up-to-date sub-processor list and give at least 30 days' notice before adding a new sub-processor.
4. The AI providers do not train on your content
The AI providers above run our requests under their paid API terms, on which your content is not used to train their models. They may retain request data for a short period for abuse monitoring (typically around 30 days on standard terms) after which it is deleted.
5. Where your data goes (international transfers)
Some sub-processors are in the United States, so your data may be transferred outside the EEA. Google and Meta are certified under the EU-US Data Privacy Framework (verified June 2026), so transfers to them rely on that. Anthropic, OpenAI, and Groq are not on the Data Privacy Framework list, so transfers to them rely on the EU Standard Contractual Clauses in their data processing agreements. You can check the current status of any provider on the official list at dataprivacyframework.gov/list. Payments, if any, are handled by Ko-fi (UK, covered by the UK adequacy decision) and PayPal (EEA payments handled by its Luxembourg entity; any onward US transfer relies on the Standard Contractual Clauses).
6. How long we keep it
We keep your account data for as long as your account is active. You can delete your account yourself at any time from the account menu; when you do, we delete your data, and it is removed from backups within up to 30 days as backups rotate on a roughly 30-day cycle. Where law requires us to keep certain records (for example, accounting records for a paid plan), we keep those for the legally required period (GDPR Article 17(3)).
7. Where and how it is processed
Primary processing runs on a dedicated server we operate in the EU (Hetzner, Germany); backups are also stored in the EU (Hetzner, Germany). Data is encrypted in transit (TLS) and backups are encrypted at rest; access is limited to the operator. We do not use end-to-end encryption, because your messages are processed in clear text in order to answer them.
8. Your rights
Under the GDPR you have the right to access (Article 15), rectify (16), erase (17), restrict (18), port (20), and object (21). You can delete your account and data directly in the app, or email contact@realutil.com to exercise any right. We respond within one month. You also have the right to complain to the Portuguese supervisory authority, the CNPD (cnpd.pt).
9. Children
Caeiro is not intended for children. You must be old enough to consent to data processing in your country (in the EU, generally 16, or the lower age your country sets under GDPR Article 8). We do not knowingly collect data from anyone below that age.
10. Cookies
We use only strictly necessary cookies — for login and session. We do not use analytics, advertising, or tracking cookies, so no cookie-consent banner is required. Some features also use your browser's local storage to keep your chat history handy on your device.
11. Changes
If we change this policy materially, we will update the effective date above and notify account holders.
12. Contact
Yuval Kleinfeld · NIF 314122370 · Portugal · contact@realutil.com